Các nghiên cứu gần đây
cho thấy hơn 60% các công ty có điện thoại truyền thống sẽ chuyển sang số đầu
số VOIP. Nếu văn phòng của bạn hiện đang sử dụng điện thoại cố định, bạn sẽ
được hưởng lợi từ các tính năng bổ sung, tiết kiệm chi phí và sự tiện lợi tổng
thể của tổng đài ảo.
Ngoài lợi thế về cước
gọi thoại hàng tháng thấp hơn, những lợi thế khác của việc chuyển sang VoIP
dành cho doanh nghiệp là gì và bạn nên tìm kiếm những tính năng nào?
1. Đầu số điện thoại cố
định là gì?
Điện thoại cố định kết
nối số điện thoại gia đình và doanh nghiệp với mạng điện thoại PSTN hoặc POTS
cục bộ thông qua hệ thống dây đồng hoặc cáp quang, truyền dữ liệu thoại tương
tự đến và từ người bạn đang nói chuyện cùng.
Mặc dù điện thoại
truyền thống được biết đến với độ tin cậy của chúng, nhưng chúng có nhược điểm
là không phải lúc nào chúng cũng phù hợp với môi trường văn phòng ngày nay.
Điện thoại thông
thường cung cấp các tính năng điện thoại cơ bản như nhắn tin thoại, gọi điện
hội nghị, ID người gọi và cuộc gọi chờ.
Nhưng những tính năng
này không chỉ đi kèm với một khoản phụ phí mà còn bị hạn chế hơn nhiều so với
hệ thống điện thoại ảo. Các dịch vụ điện thoại thông thường không thể cung cấp
các tính năng nâng cao hơn như định tuyến cuộc gọi đến dựa trên kỹ năng, hội
nghị truyền hình và thư thoại đến email.
Mặc dù nhiều người cho
rằng tổng đài vật lý rẻ hơn tổng đài ảo, giữa giá của thiết bị vật lý, phí cuộc
gọi nội hạt và đường dài, chi phí đường dây bổ sung và phụ phí cho các tính
năng, chúng thường đắt hơn nhiều so với dự đoán .
Ngoài ra, thiết bị đó
không chỉ tốn kém mà còn chiếm nhiều không gian văn phòng có giá trị.
Vấn đề thực sự với
việc chỉ dựa vào một chiếc điện thoại tiêu chuẩn để liên lạc công việc và cá
nhân?
Chúng nhanh chóng trở
nên lỗi thời.
Trên thực tế, 40% hộ
gia đình Mỹ không còn điện thoại cố định – điều đó có nghĩa là công nghệ sẽ
không phát triển thêm nữa và sự hỗ trợ của khách hàng sẽ khó nhận được hơn.
2. Đầu số VoIP là
gì?
Đầu số VoIP, hoặc Giao thức thoại qua Internet, dịch vụ điện thoại cho
phép người gọi thực hiện và nhận cuộc gọi điện thoại qua Internet.Trái ngược với việc
dựa vào dây đồng, công nghệ VoIP chuyển các cuộc gọi bằng cách sử dụng cùng một
kết nối Internet băng thông rộng được cung cấp bởi bộ định tuyến hoặc mạng
WiFi. Không giống như điện thoại tiêu chuẩn, mạng VoIP là thiết bị bất khả tri,
nghĩa là bạn có thể thực hiện hoặc nhận cuộc gọi qua máy tính để bàn, điện
thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình.
Vì bạn đang sử dụng
thiết bị mà bạn sở hữu để thực hiện cuộc gọi, nên bạn không cần phải mua thêm
bất kỳ thiết bị nào. (Mặc dù nhiều nhà cung cấp dịch vụ điện thoại IP có phần
cứng tương thích như tai nghe hội nghị truyền hình có sẵn cho các bên quan
tâm.)
Hầu hết các gói VoIP
bao gồm gọi nội hạt không giới hạn và số phút gọi đường dài miễn phí mỗi tháng.
Ngoài ra, thường không có phí thiết lập và các tính năng nâng cao được bao gồm
trong giá hàng tháng, không bị tính phí ngoài mức cố định mà bạn đã trả. Các hệ
thống này cũng có thể mở rộng, nghĩa là bạn sẽ tránh phải trả tiền cho các tính
năng và đường dây điện thoại bổ sung mà bạn chưa cần.
Các nghiên cứu chỉ ra
rằng trung bình, các công ty chuyển từ điện thoại tiêu chuẩn sang VoIP tiết
kiệm được khoảng 5.000 đô la một năm trong khi mang lại thêm 480 đô la cho mỗi
người dùng nhờ năng suất tăng lên mà điện thoại ảo mang lại.
Đầu số VoIP cũng hỗ trợ hội nghị truyền hình, nhắn
tin SMS, thư thoại ảo, v.v. – trong khi điện thoại tiêu chuẩn hỗ trợ giao tiếp
chỉ âm thanh.
Cuối cùng, điện thoại
ảo cung cấp dịch vụ Tổng đài riêng (PBX) dựa trên đám mây cho phép người dùng
chạy toàn bộ hệ thống điện thoại của họ qua kết nối trực tuyến hiện có, giúp
tiết kiệm chi phí hơn nữa.
3. Hiểu về đầu số
điện thoại VoIP
Điện thoại đầusố VoIP dành cho doanh nghiệp và doanh nghiệp nhỏ cung cấp một cách
tiếp cận độc đáo với các con số.
Các số điện thoại
truyền thống được công ty điện thoại của họ chỉ định vị trí, đường dây điện
thoại và thiết bị cố định.
Mặc dù PBX tại cơ sở
có nghĩa là điện thoại bàn vẫn có thể định tuyến cuộc gọi, việc định tuyến đó
bị hạn chế trong phạm vi vị trí thực của văn phòng.
Khái niệm đầu số điện thoại VoIP?
Các số trực tuyến, đôi
khi được gọi là số truy cập hoặc quay số nội bộ trực tiếp (DID) loại bỏ những
hạn chế này.
Số DID không gắn với
một đường dây điện thoại hoặc thiết bị nhất định, mà là với một cá nhân, vị trí
chi nhánh hoặc phòng ban cụ thể.
Chúng hoạt động trên
các nhà cung cấp dịch vụ PSTN và VoIP bằng cách chuyển tiếp cuộc gọi đến nhiều
thiết bị, địa chỉ IP và các số điện thoại khác. Điều này có nghĩa là khách hàng
có thể liên hệ với nhân viên trên điện thoại văn phòng, điện thoại gia đình
hoặc thiết bị di động của họ – nhưng nhân viên chỉ phải cung cấp cho khách hàng
số điện thoại trực tuyến.
Điều này không chỉ
mang lại mức độ riêng tư cao hơn mà còn có nghĩa là nhân viên không còn phải bó
buộc vào bàn làm việc, chờ đợi một cuộc gọi quan trọng đến. Ngoài ra, các số ảo
giúp người gọi tiếp cận trực tiếp dễ dàng hơn nhiều đại lý, có nghĩa là bán
hàng nhiều hơn và dịch vụ khách hàng tốt hơn.
Các định dạng đầu số dành cho tổng đài ảo
Ngoài sự tiện lợi mà
chúng mang lại, số điện thoại ảo còn phổ biến vì chúng cho phép các công ty lựa
chọn từ nhiều loại số khác nhau.
Bao gồm các:
o Số địa phương
o Số điện thoại miễn phí
o Số vô nghĩa
Việc gán mã vùng và số
địa phương là lý tưởng cho các doanh nghiệp có địa điểm ở nhiều thành phố, cũng
như những doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào sự tin tưởng của cộng đồng địa
phương. Các số tổng đài địa phương không chỉ giúp người gọi dễ dàng kết nối với
các đại lý lân cận mà còn giảm chi phí gọi điện từ xa.
Các số điện thoại miễn
phí (số 197) ngăn người gọi không phải trả tiền cho các cuộc gọi đường dài đắt tiền,
vì phí sẽ thuộc về người nhận cuộc gọi (công ty của bạn.) Vì các cuộc gọi được
thực hiện qua Internet, bạn cũng sẽ có thể tránh phải trả phí cao cho các cuộc
gọi quốc tế.
Ngoài ra, các số điện
thoại miễn phí giúp tăng uy tín cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, mang lại
cho họ một diện mạo công ty hơn.
Các số vô nghĩa (ví
dụ: 1-800-Gọi-Giúp-đỡ, 1-900-Gọi-Dịch-vụ) giúp việc ghi nhớ các con số trở nên
dễ dàng hơn và giúp các công ty phân biệt mình với các đối thủ cạnh tranh.
5. Các tính năng
hàng đầu của tổng đài VoIP
Các tính năng quan
trọng nhất cần tìm khi đánh giá điện thoại ảo là:
o Chuyển hướng cuộc gọi
o Phân phối cuộc gọi tự động (ACD)
o Thu âm cuộc gọi
o Tích hợp với phần mềm kinh doanh khác
o Gửi fax trực tuyến
o Tin nhắn văn bản kinh doanh SMS
o Phân tích cuộc gọi và báo cáo
o Ứng dụng di động
o Thư thoại đến văn bản và email
o Hội nghị truyền hình
o Chuyển số để chuyển các liên hệ hiện có
o Khả năng giữ số cũ của bạn
o Khả năng của softphone
o Sàng lọc cuộc gọi và chặn số
6. Lợi ích của tổng đài
VoIP
Ngoài quy trình thiết
lập đơn giản hơn, tiết kiệm chi phí và các tính năng nâng cao giúp cải thiện
dịch vụ khách hàng, hệ thống đầu số VoIP còn cung cấp nhiều
lợi ích khác.
Bao gồm các:
o Tăng tính linh hoạt của nhân viên và khả năng
di chuyển số
o Cải thiện giao tiếp cho nhân viên từ xa
o Khách hàng có cơ hội tốt hơn để tiếp cận với
đại diện trực tiếp
o Giảm thời gian giải quyết dịch vụ khách hàng
o Sự gia tăng các cuộc gọi bán hàng đi
o Các tùy chọn tự phục vụ của khách hàng được
cải thiện cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn
o Các phương thức liên lạc bổ sung (hội nghị
truyền hình, fax, nhắn tin SMS, v.v.)
o Ít cuộc gọi bị bỏ qua hơn và tỷ lệ bỏ cuộc gọi
thấp hơn
o Phản hồi của khách hàng tốt hơn thông qua các
cuộc khảo sát tự động
o Phân tích cuộc gọi chuyên sâu cung cấp thông
tin chi tiết về năng suất, số lượng cuộc gọi VoIP hàng ngày, v.v.
o Quá trình cài đặt ngắn và đơn giản
o Hỗ trợ nhà cung cấp dịch vụ 24/7
7. Nhược điểm của hệ
thống tổng đài VoIP
Mặc dù rõ ràng là khả
năng của dịch vụ đầu số VoIP mang lại nhiều lợi thế hơn so với
các đường dây điện thoại truyền thống, nhưng có một vài nhược điểm cần phải
thừa nhận.
Nhược điểm lớn nhất là
hệ thống điện thoại ảo phụ thuộc vào thời gian hoạt động và băng thông kết nối
Internet của bạn.
Điều này có nghĩa là
bạn sẽ cần chuyển đổi nhà cung cấp để phù hợp với hệ thống điện thoại mới của
mình. Ngay cả sau đó, nếu bạn bị mất nguồn hoặc gặp sự cố kết nối, bạn sẽ không
thể thực hiện hoặc nhận cuộc gọi cho đến khi Internet hoạt động trở lại.
Cuối cùng, hãy chắc
chắn rằng bạn hiểu các loại thuế và phí VoIP mà các nhà cung cấp có thể và
không thể tính phí hợp pháp cho bạn.
Tuy nhiên, ngay cả với
những vấn đề tiềm ẩn này, đầu số VoIP vẫn là lựa chọn tốt hơn
so với điện thoại cũ.
Để có kết quả tốt
nhất, các công ty nên có một điện thoại bàn văn phòng tiêu chuẩn cho mục đích
dự phòng nhưng chủ yếu dựa vào tính năng gọi VoIP để liên lạc nội bộ và bên
ngoài.
Tóm lại để có thể thực
hiện việc định hướng cuộc gọi một cách hiệu quả bạn cần phải biết cách sử
dụng các tiện ích mà tổng đài thông minh mang lại. Hiện nay tổng đài ảo G-Cloud
với các tính năng hiện đại dễ sử dụng, luôn được cập nhật mới nhất sẽ là một sự
lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiêp bạn. G-Cloud cung cấp giải pháp toàn diện,
đáp ứng nhu cầu về hệ thống tổng đài ảo thông minh cho các cty, tổ chức và
doanh nghiệp.
Quý đối tác có nhu cầu
tư vấn, lắp đặt, cho thuê Tổng đài ảo, vui lòng liên hệ theo số Hotline: 0878
091 777 hoặc email: 1900.hotro@gmail.com
Công ty CP
Liên kết công nghệ Toàn cầu - GTC
Add:
49 Trung Kính, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội.
