Cấu tạo của
một hệ thống tổng đài nội bộ bao gồm những bộ phận sau:
– Tổng đài
điện thoại: đây là bộ trung tâm chuyên xử lý các thông tin,
chuyển mạch tất cả những cuộc gọi, tín hiệu số, tín hiệu đàm thoại…
– Đường trung
kế: hay còn được gọi là các đường line bưu điện từ các nhà cung
cấp mạng điện thoại
– Máy nhánh: bao
gồm tất cả các loại điện thoại mẹ bồng con, điện thoại bàn, máy fax, máy in…
– Hộp cáp: đây
nơi tập trung của những dây tín hiệu, dùng để đấu nối những thiết bị đầu cuối
lại với nhau. Mục đích là nhằm chống rỉ sét và có thể phục vụ công tác bảo
dưỡng, bảo trì được tốt hơn.
Phụ Kiện Đi Kèm Với Hệ Thống Tổng Đài Nội Bộ
*Những phụ kiện đi kèm của tổng đài nội bộ bao gồm:
– Bộ nguồn dự
phòng: Nguồn dự phòng sẽ kết nối trực tiếp vào tổng đài phòng khi
cúp điện, đảm bảo sự hoạt động của tổng đài khi mất điện.
– Bàn giám
sát DSS: Nhận biết tình trạng của máy nhánh trong hệ thống (gác
máy, bận máy, trung kế bận, trung kế rảnh…)
– Hiển thị số
điện thoại gọi đến (CID) gồm có 3 loại sẽ tùy thuộc vào dòng tổng
đài mà doanh nghiệp đăng ký sử dụng.
+ Tổng đài đã được tích hợp sẵn. Tổng đài này sẽ hiển thị
trực tiếp phía trên các điện thoại bàn (có màn hình).
+ Hộp dùng để hiển thị số điệnt hoại gọi đến sẽ nằm
độc lập với tổng đài được gắn thêm vào.
+ Card dùng dể hiển thị số điện thoại gọi đến: card này
chỉ dành riêng cho những dòng tổng đài không tích hợp sẵn mà buộc phải nâng cấp
riêng ra.
Sơ Đồ Kết Nối Của Tổng Đài Nội Bộ
Sơ đồ kết nối
của tổng đài nội bộ bao gồm:
– Trên tổng đài sẽ có nhiều cổng được gọi chung là các
port.
– Các cổng dùng để kết nối với những đường line bên ngoài
được gọi là đường trung kế (CO)
– Các cổng dùng để kết nối với những thiết bị bên trong
được gọi là những máy nhánh (EXT)
– Trên tổng đài luôn có 1 cổng COM – dùng để kết nối với
máy tính chủ để có thể dễ dàng quản lý toàn bộ hệ thống.
– Cổng để kết nối với bình lưu điện.
– Tất cả những thiết bị trong tổng đài sẽ được kết nối
với nhau bằng một dây điện thoại loại 2P hoặc loại 4P, thông thường sẽ có 1 dây
có 2 ruột bao gồm dây mát và dây nóng.
Tìm Hiểu Về Hoạt Động Và Các Tính Năng Của Tổng Đài Nội Bộ
Khi nhận được tín hiệu cuộc gọi có tác động từ phía bên
ngoài vào (gọi là đường trung kế) tổng đài sẽ nhận được các tín hiệu và ngay
lập tức xử lý cuộc gọi đó.
Có 2 cách để lập trình tổng đài nội bộ như sau:
+ Cách thứ
nhất là đổ chuông trực tiếp: sẽ có những quy định về đổ chuông
cho các máy nhánh trực tiếp nào đó, điện thoại viên sẽ chỉ cần nhấc máy và trao
đổi, trò chuyện cùng với khách hàng.
+ Cách thứ
hai là chế độ DISA: tổng đài nội bộ sẽ tự động phát ra một câu
chào đã cài đặt sẵn để hướng dẫn các khách hàng thực hiện các thao tác trực
tiếp ngay trên điện thoại của khách hàng để có thể gặp được bộ phận mà khách
hàng mong muốn gặp. Khi khách hàng gọi đến Tổng đài 1900/1800 trên hệ
thống tổng đài nội bộ, trong vòng khoảng 10 giây nếu vị khách hàng không thực
hiện thao tác thì tổng đài sẽ tự động đổ chuông ở trên máy nhánh mà ban đầu đã
được quy định.
Quy Định Số Máy Lẻ Trên Hệ Thống Tổng Đài Nội Bộ Như Thế
Nào?
Mỗi máy nhánh của tổng đài nội bộ sẽ được quy định bằng
một con số nhất định mà ban đầu doanh nghiệp đăng ký đã lập trình cho nó trên
các port (cổng) của tổng đài nội bộ.
+ Ví dụ như: ta quy định phòng kinh doanh số 101, phòng
tiếp tân số 102, phòng nhân sự số 103,… .Khi phòng kinh doanh muốn gọi qua
phòng tiếp tân ta chỉ việc nhấc máy lên và bấm 102. Lúc này tổng đài nội bộ sẽ
phát tín hiệu số từ cổng 101 sang cổng 102 và máy nhánh tại cổng 102 sẽ đổ
chuông.
+ Có 1 cuộc gọi đang được thực hiện vào đã kết nối được
với tổng đài và đã gặp được tiếp tân. Khi khách hàng yêu cầu được gặp 1 bộ phận
khác thì tiếp tân sẽ thực hiện cấc thao tác là bấm phím flash ở trên điện thoại
bàn và sau đó tiếp tục bấm số nội bộ cần chuyển hướng cuộc gọi. Tổng đài nội bộ
sẽ vẫn giữ cuộc gọi ở port đó và sẽ tự động chuyển tiếp sang port mà tiếp tân
đã ra lệnh chuyển đổi.
Doanh nghiệp đang khó khăn thông tin và cần
tư vấn miễn phí về giải pháp tổng đài điện thoại nội bộ, vui lòng liên hệ theo
số Hotline: 0878 091 777 hoặc email: 1900.hotro@gmail.com
